Pressemitteilung von Ralf Schmitz

ecoWORKZ zur Automatisierung von Abläufen und zur digitalen Kommunikation im ecoDMS Archiv veröffentlicht

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Aachen, im Oktober 2020. Die ecoDMS GmbH hat mit ecoWORKZ eine brandneue Software veröffentlicht. ecoWORKZ bietet tolle Funktionen zur digitalen Kommunikation per Videochat, zum automatischen Import von E-Mails und Dokumenten und zur Automatisierung von wiederkehrenden Abläufen im ecoDMS Archiv.

Über den integrierten Einrichtungsassistenten können feste Abläufe definiert und damit viele wiederkehrende Routinen zur Kenntnisnahme und Freigabe von Dokumenten abgekürzt werden. Rechnungen sichten und zur Buchung freigeben, den Empfang und die Kenntnisnahme von Jahresabschlüssen bestätigen oder BWAs zur Kenntnis nehmen. Dies ist nur ein kleiner Ausschnitt von immer wiederkehrenden Abläufen in einem Unternehmen, die mit ecoWORKZ optimiert, vereinfacht und damit deutlich beschleunigt werden können.

ecoWORKZ erlaubt es geschäftsrelevante PDF- und TIFF-Dateien mit wenigen Mausklicks zur Kenntnisnahme und Freigabe an die zuständigen MitarbeiterInnen weiter zu geben. Anhand des Status ist im ecoDMS Archiv jederzeit ersichtlich, welchen Bearbeitungsstand ein Dokument gerade hat. Ein Ablauf kann mit ecoWORKZ so eingerichtet werden, dass dieser automatisch bei den passenden Dokumenten im ecoDMS Archiv, ohne das weitere Zutun eines Benutzers, gestartet wird. Sobald ein Dokument mit den in ecoWORKZ eingestellten Kriterien im ecoDMS Archiv gespeichert ist, wird der Ablauf entsprechend gestartet und die zuständigen BenutzerInnen erhalten eine Aufgabe zur Kenntnisnahme oder Freigabe dieser Dateien.

Die verfügbaren Aufgaben werden den zuständigen Mitarbeitern übersichtlich mit konkreten Details vorlegt. Ein digitaler Stempel dokumentiert direkt auf dem Dokument, welcher Ablauf, von welchem Benutzer, wie beantwortet und wann ausgeführt wurde. Dieser kann bei Ausführung einer Aufgabe vom jeweiligen Benutzer per Mausklick auf das Dokument gestempelt werden. Nach Beendigung eines Ablaufs durch alle Beteiligten wird der Status im ecoDMS Archiv entsprechend angepasst. Sofern Stempel gesetzt wurden, erzeugt ecoWORKZ abschließend auch eine neue Version für das Dokument. Diese wird ergänzend zur Originaldatei in der Versionsverwaltung vom ecoDMS Archiv abgelegt. So bleibt das Original stets behalten.

Die Einrichtung von ecoWORKZ ist benutzerfreundlich und intuitiv aufgebaut. Das System kann indiviudell auf die eigenen Bedürfnisse eingerichtet werden. Der ecoWORKZ-Roboter gibt dabei hilfreiche Tipps und erklärt, was an welcher Stelle zu tun ist.

Über den Datei Import können beliebige Dokumente und Dateien automatisiert aus einem Ordner des Dateisystems ins ecoDMS Archiv importiert werden. Die Ablage erfolgt dabei im Original-Format des jeweiligen Dokuments. In einem frei konfigurierbaren Intervall importiert ecoWORKZ selbstständig die vorhandenen Dateien aus dem gewünschten Ordner. Für die Klassifizierung im ecoDMS Archiv können der Status, der Zielordner und die Dokumentenart fest für den jeweiligen Import vorgegeben werden. Bei der Archivierung werden die hinterlegten Werte dann automatisch im ecoDMS Archiv vergeben.

Eine weitere Funktion von ecoWORKZ ist der E-Mail Import. Mit dem E-Mail Import von ecoWORKZ können E-Mails und deren Anhänge automatisch in einem beliebigen Intervall aus einem vordefinierten Mailpostfach direkt ins ecoDMS Archiv importiert werden. Wenn zum Beisiel ein Postfach als Eingangskanal für Rechnungen im Einsatz ist, kann dieses direkt abgerufen und die enthaltenen Nachrichten können in ecoDMS mit der Dokumentenart "Rechnung" und dem Status "Zu bearbeiten" archiviert werden. Die Vergabe weiterer Klassifizierungsattribute wie den Zielordner, das Datum oder den Betreff und Absender als Werte für ein Textfeld in ecoDMS, sind ebenfalls möglich. Mittels ecoWORKZ-Ablauf können diese Rechnungen bei Bedarf im Anschluss automatisch zur Kenntnisnahme oder Freigabe an Dritte weitergegeben werden.

Ein besonderes Highlight von ecoWORKZ ist der Videochat. Dieser ermöglicht eine schnelle, digitale Kommunikation mit anderen ecoDMS Benutzern und erlaubt zudem den Austausch von Daten per Chat. Denn in Kontakt bleiben mit anderen Kollegen und Kolleginnen und geschäftsrelevante Informationen besprechen, ist heutzutage wichtiger denn je. Über ecoWORKZ ist der Videochat direkt im ecoDMS Archiv enthalten. Damit kann individuell und dokumentenbasiert mit anderen Nutzern des ecoDMS Archivs via Video, Audio und Text kommuniziert werden. Die standardmäßig eingestellte Ende-zu-Ende-Verschlüsselung sorgt für die notwendige Sicherheit bei der Kommunikation und dem Austausch der vertraulichen Informationen. Um mit dem Videochat zu arbeiten, genügt eine Verbindung über den Connection Manager vom ecoDMS Archiv. Ein Aufruf des Chats ist außerdem im ecoDMS Client und im Web Client möglich. Während der Bearbeitung eines Ablaufs zur Kenntnisnahme oder Freigabe kann der Videochat auch direkt aus einer Ausgabe heraus gestartet werden.

ecoWORKZ eignet sich vor allem für Unternehmen mit kleineren, wiederkehrenden Aufgaben in der Dokumentenverwaltung. Insbesondere Selbstständige und Firmen mit schmalen Dokumentenabläufen profitieren von dieser leistungsfähigen Lösung. Denn diese können ihr Dokumentenarchiv ohne großen Konfigurationsaufwand und für kleines Geld wesentlich optimieren. ecoWORKZ ist damit eine tolle Alternative zum großen Bruder "ecoWorfklow". Denn ecoWORKFLOW eignet sich vor allem für größere Betriebe, die komplexe Prozesse beliebiger Art und aus unterschiedlichsten Systemen beschleunigen und automatisieren möchten.

Die Umsetzung der ecoWORKZ-Abläufe ist Dank der benutzerfreundlichen Oberfläche schnell und einfach gemacht. Durch Aktivierung der Lizenz in ecoDMS wird ecoWORKZ ohne jede weitere Installation sofort freigeschaltet und ist direkt einsatzbereit. Es sind keinerlei Installationsschritte oder Ähnliches notwendig.

Voraussetzung zur Verwendung von ecoWORKZ ist eine bestehende Vollversion des Dokumenten-Management-Systems ecoDMS Version 18.09 (apu). Der Preis für ecoWORKZ liegt bei einmalig 99,- Euro inklusive Mehrwertsteuer für das gesamte System. Dann können alle BenutzerInnen von ecoDMS im vollen Umfang mit ecoWORKZ arbeiten.

Im offiziellen YouTube-Kanal von ecoDMS gibt es eine Playlist speziell zum Thema "ecoWORKZ". Hier werden die Funktionen von ecoWORKZ anschaulich erklärt. Die Playlist wird über den folgenden Link geladen: https://www.youtube.com/playlist?list=PL7vZZTECufd4ZdW971kKyz5-in59Wmc28

Diese und weitere Informationen gibt es im Internet unter http://www.ecodms.de. Firmen- & Pressekontakt