Pressemitteilung von Leonie Walter

Das SharePoint-Sechserpack: Typische SharePoint-Nutzergruppen im Fokus

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Lichtenau, 08.11.2011. In zahlreichen Microsoft-SharePoint-Projekten ist die IPI GmbH immer wieder auf ähnliche Nutzertypen gestoßen, die nun anhand einer Typologie vorgestellt werden. IPI ist als Dienstleister auf die Umsetzung von Unternehmenskommunikation & Business-Lösungen mit SharePoint spezialisiert und stellt neben Charakteristika der SharePoint-Nutzer auch die Erwartungshaltung der jeweiligen Nutzergruppe an eine SharePoint-Umgebung vor. Zusätzliche Handlungsempfehlungen, wie den Bedürfnissen der Nutzer durch ihren Arbeitgeber in der Praxis optimal begegnet werden kann, runden die Typologie ab. "Vom Vorreiter bis zum eher Ängstlichen muss im Unternehmen jeder Anwendertyp in die SharePoint-Umgebung integriert werden, damit sich die ursprünglichen Projektziele erreichen lassen. Unsere Typologie bietet hierzu eine echte Hilfestellung", erklärt Holger Dümpelmann, Geschäftsführer der IPI GmbH.

Der Abenteurer

Der Abenteurer ist ein technik-affiner Mitarbeiter, der das SharePoint-System und seine Funktionen selbstständig ergründet. In vielen Fällen hat er eine Basisschulung erhalten und erschließt sich nun weiteres Fachwissen autodidaktisch. Dabei geht er nach dem Trial & Error-Prinzip vor. Er möchte über technologischen Spielraum verfügen und bestimmte Bereiche individuell konfigurieren. Ebenso sind ihm Feedback-Möglichkeiten zum System wichtig. Um diesen Nutzer-Typ bestmöglich zu integrieren, sollten ihm Bereiche wie die TeamSite oder die MySite angeboten werden, in denen er sich ausprobieren kann und besondere Rechte besitzt. Allerdings dürfen Funktionen nur im Rahmen der allgemeinen Richtlinien des Unternehmens zugänglich sein. Ein Ansprechpartner, der ihm bei Rückfragen zur Verfügung steht, fördert sein Know-how und seine aktive Teilnahme an SharePoint weiter.

Der Pragmatiker

Der Pragmatiker ist gemeinhin ein Mitarbeiter mit einem technischen Fokus im Beruf. Er nutzt SharePoint hauptsächlich als Dokumentenablagesystem und baut bereits bestehende Strukturen (zum Beispiel die eines File-Servers) in SharePoint nach. Pragmatiker interessieren sich nur begrenzt für neuartige Funktionen und reizen die Potenziale von SharePoint kaum aus. Ihnen ist die pragmatische Nutzungsmöglichkeit des Systems wichtig, damit sie ihre Arbeit möglichst schnell und effizient erledigen können. Das SharePoint-Portal muss so benutzerfreundlich sein, dass sie es ohne Anleitungen oder Schulungen unmittelbar verwenden können. Unternehmen sollten diesen Anwendern selbsterklärende TeamSite-Templates zur Verfügung stellen, um ihnen entgegenzukommen.

Der Kommunikative

Kommunikative Nutzer sind meist stark mit dem Unternehmen und dessen Kultur verbunden. Sie entstammen der "Generation Facebook" und interagieren gerne digital mit ihren Kollegen (via DMS oder Social Features), ohne sich dafür aber technische Details aneignen zu wollen. Das Intranet ist für sie wichtige Informationsquelle zum Unternehmen, in dem sie tendenziell in "weichen" Bereichen angesiedelt sind. Folglich erwarten sie in der SharePoint-Umgebung zeitgemäße und gut aufbereitete Informationen, die über ein intuitiv nutzbares System zugänglich sind. Das Unternehmen stellt diesen Mitarbeitern im Idealfall fortlaufend aktualisierte und redaktionell gepflegte Inhalte zur Verfügung. Profile sowie soziale Such- und Kommentarfunktionen erhöhen die Beteiligung der Kommunikativen an SharePoint kontinuierlich.

Der Bedenkenträger

Bedenkenträger stehen technischem Fortschritt eher ablehnend gegenüber und wünschen keine Veränderungen an bestehenden Prozessen. Aufgrund von Ängsten hinsichtlich der Datensicherheit und des Datenschutzes sind sie nicht bereit, ihre Arbeitsweise umzustellen. Ältere Mitarbeiter, die im Betriebsrat aktiv sind, erscheinen wiederholt als Bedenkenträger. Sie möchten Mitspracherecht genießen und sicher sein, dass die Endanwender zuverlässig geschützt sind. Den Bedenkenträgern kann SharePoint nähergebracht werden, indem man sie frühzeitig in den Implementierungsprozess einbezieht. Gleichzeitig sind eine strenge Governance und lückenlose Kommunikation zu den Richtlinien seitens der Geschäftsleitung wichtig, damit die Bedenkenträger SharePoint auch unterstützen. Dem Sicherheitsbedürfnis dieser Anwendergruppe lässt sich etwa mit Sicherheitshinweisen entgegenkommen, beispielsweise wenn persönliche Daten auf einer MySite eingegeben werden sollen.

Der Vorreiter

Der Vorreiter verkörpert die Vorstellung eines modernen "Information Workers". Er kommt für gewöhnlich aus dem IT-Bereich, arbeitet ausschließlich digital und überprüft neue Funktionen positiv eingestellt auf einen Mehrwert für seinen persönlichen Arbeitsalltag. Häufig steuert er Input zur Optimierung des Systems bei und passt auch seine eigene Arbeitsweise an SharePoint an. Ihm ist die große Flexibilität und ständige Verbesserung des Systems wichtig. Vorreiter begrüßen es, wenn ihnen das Unternehmen Konfigurationsrechten im Rahmen einer konkret für sie angedachten Rolle im System zuweist. Regelmäßige Schulungen und die Funktion als Ansprechpartner für Feedback und Konfigurationen beziehen die Vorreiter weiter ein. Sie fungieren als Multiplikatoren von Fachwissen und sind wichtig für den Fortschritt einer SharePoint-Umgebung.

Der Ängstliche

Als ängstlich zeigen sich hauptsächlich technik-ferne Nutzer. Trotz Informationen und Schulungen können sie das System nur rudimentär bedienen und befürchten, Fehler zu begehen. Oft handelt es sich um ältere Mitarbeiter aus Sekretariaten oder der Sachbearbeitung. Die Umstellung von bestehenden Systemen auf SharePoint fällt ihnen nicht leicht. Sie erwarten eine benutzerfreundliche Oberfläche und genaue Informationen zum System und seiner Nutzung. Diese Informationen sollen allerdings in einer Schritt-für-Schritt-Anleitung an sie herangetragen werden. Unternehmen und Organisationen holen diese Mitarbeiter ab, indem sie das System so anwenderfreundlich wie möglich ausgestalten. Handbücher und auf den Wissensstand der betreffenden Nutzer abgestimmte Schulungen helfen dabei, Hemmschwellen abzubauen. Wertvoll ist für die Ängstlichen auch die Unterstützung durch einen nicht-technischen Support in Form eines persönlichen Ansprechpartners. Firmen- & Pressekontakt