Eingangspost-Digitalisierung für KMUs

Heppenheim, 1. Februar 2011 - Pitney Bowes, einer der Technologieführer im Bereich der physischen und elektronischen Dokumenten- und Postbearbeitung, bietet ab sofort auch in der DACH-Region seine Document Flow (DF) Station an. Dabei handelt es sich um ein Komplettpaket aus Hard- und Software, mit dem auch kleinere Unternehmen ihre Eingangspost wirtschaftlich digitalisieren können.

Mit einem Dokumentenmanagementsystem lässt sich der Aufwand für die Dokumentenverwaltung um bis zu 80 Prozent reduzieren. Viele kleinere und mittelständische Unternehmen sind sich dessen zwar bewusst, schrecken aber vor der Einführung zurück, weil sie hohe Kosten und Komplexität fürchten. Für genau solche Fälle bietet Pitney Bowes die DF Station an, eine Einstiegslösung in das professionelle Dokumentenmanagement. Das System eignet sich für Anwendungen mit einem täglichen Scan-Volumen von bis zu 3.000 Seiten.

Geschwindigkeit, Genauigkeit, Sicherheit
Bei der DF Station handelt es sich um ein schlüsselfertiges Paket, das aus Scanner, Touchscreen-Computer und vorinstallierter Software besteht. Es erkennt Trennseiten sowie Bereichs- und Barcodes, wodurch sich Bestellungen, Rechnungen und Lieferscheine schnell und sicher bearbeiten lassen. Die gescannten Dokumente werden manuell oder automatisch an die digitale Ablage des zuständigen Mitarbeiters gesandt, der sie mit Schlagworten versehen, archivieren, bearbeiten und verteilen kann. Per Knopfdruck bzw. Klick kann dabei ein kompletter, vordefinierter Workflow gestartet werden. Hier können beispielsweise Deadlines und automatische Erinnerungen hinterlegt sowie individuelle Zugriffsberechtigungen eingerichtet werden. Des Weiteren bietet die DF Station eine Versionskontrolle, es steht also immer nur das aktuellste Dokument zur Bearbeitung bereit, wodurch Fehler vermieden werden.

Mühelose Integration
Unternehmen können mit der DF Station ihre gewohnten internen Abläufe beibehalten, ohne dass Papier weitergegeben und vervielfältigt wird. Dies führt zu einer erheblichen Reduzierung der Papiermengen sowie der Druck- und Kopierkosten. Außerdem lassen sich Informationen deutlich schneller und einfacher wiederfinden. Auch die Zukunftssicherheit der Investition ist gewährleistet: Unternehmen können weitere Scanner und PCs problemlos einbinden und die Lösung so flexibel an ihre Arbeitsabläufe, Größe und Entwicklung anpassen.

"Die DF Station bietet kleineren Unternehmen einen einfachen und erschwinglichen Weg, Dokumente zu digitalisieren und ihre Verteilung nachzuverfolgen. Dadurch werden sie schneller, sicherer und mit weniger Fehlern bearbeitet, was zu einer erheblichen Produktivitätssteigerung führt. Da es sich um ein in sich geschlossenes System handelt, muss für die Einführung der DF Station nicht einmal das bestehende IT-Netzwerk verändert werden. Damit ist sie ideal für KMUs geeignet", so Stefan Huth, General Manager GMS Central Europe bei Pitney Bowes.

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