Pressemitteilung von Bernd Hoeck

Durchbruch bei der Verschlagwortung von Dokumenten durch Automatisierung

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München, 22.03.2013 - IntraFind, führender Anbieter von Lösungen für das effiziente Suchen, Finden und Analysieren von Informationen aus verschiedensten Datenquellen, sieht in der automatischen Verschlagwortung - dem sogenannten automatischen Tagging - von Dokumenten und Dateien den entscheidenden Baustein für mehr Transparenz in den Informationsbeständen.
In den unstrukturierten Daten, also in Dateien im Filesystem, in Dokumente in SharePoint oder im Dokumenten-Management-System bzw. in Emails, stecken viele wichtige Informationen, die einen enormen Wert für das Unternehmen darstellen. Bei Anwendern und Experten ist unstrittig, dass eine gute Verschlagwortung von Dokumenten eine enorme Verbesserung der Nutzbarkeit dieser Informationen darstellt. Offen blieb bislang die Frage, wie maneine gute Verschlagwortung erreicht.

IntraFind beseitigt die beiden größten Hindernisse: Aufwand und mangelnde Genauigkeit im Verschlagwortungsprozess

Im Wesentlichen gab es bislang zwei Hürden, an denen Unternehmen in der Praxis scheiterten: Erstens ist der manuelle Aufwand für die Verschlagwortung Benutzern in der Regel nicht zuzumuten oder zumindest war die Akzeptanz nicht ausreichend. Zweitens kommen Nutzer - auf sich allein gestellt - immer zu sehr subjektiven Verschlagwortungen und Begriffsinterpretationen. Die Qualität bisheriger Ansätze der manuellen, nicht geführten Verschlagwortung ist in der Praxis häufig so gering, dass ein Nutzen für die Unternehmen nicht erreicht wird.
IntraFind stellt mit dem Tagging Service ein leistungsfähiges Produkt für die automatische Verschlagwortung und die Identifizierung weiterer Metadaten bereit. Als Beispiele für weitere Metadaten sind sogenannte Entitäten wie beteiligte Personen, Unternehmen, Ort usw. zu sehen. Da diese Metadaten automatisiert erstellt werden, entfällt die manuelle Belastung der Nutzer. Auch die in der Regel großen Mengen an bestehenden Daten können für eine bessere Auswertbarkeit erschlossen werden. Da die Verschlagwortung automatisiert stattfindet, ist sie objektiv und konsistent statt subjektiv und wechselhaft.

Wie funktioniert die automatische Verschlagwortung im Detail?

Der Prozess des Tagging gliedert sich in fünf Schritte: Zunächst erkennt und generiert der Tagging Service automatisch qualitativ hochwertige Metadaten aus den unstrukturierten Texten und stellt diese auswertbar zur Verfügung. Dabei ist das System erweiterbar, d.h. neue Begriffe oder Entitäten können flexibel dazukommen.
In einem weiteren Schritt werden im Zuge der Normalisierung verschiedene Wortformen und Schreibweisen der Metadaten identifiziert und harmonisiert, zum Beispiel Datumsangaben wie "24.03.2013" und "24. März 2013" oder Namensangaben wie "Angela Merkel", "A. Merkel" und "Frau Merkel". Durch die Normalisierung sinkt nicht nur die Komplexität der Indizierung, sondern das System wird unempfindlich gegenüber unterschiedlichen Schreibweisen und Synonymen.
Schließlich können die so erzeugten Metadaten für Dokumente extrahiert und beispielsweise in Content-Management- oder Dokumenten-Management-Systemen integriert werden. Die Gesamtmenge der Metadaten bildet dank der Normalisierung eine hervorragende Basis zum Beispiel zur Verwendung als Filterkriterien für eine benutzerfreundliche, unternehmensweite Suche.

Deutlicher Nutzen für die Unternehmen

Durch die Verwendung qualitativ hochwertiger, weil automatisch generierter Metadaten erzielen Unternehmen eine Verbesserung ihrer Datenqualität sowie eine deutliche Effizienzsteigerung bei der Bereitstellung von Informationen. Die richtige Information kann zum richtigen Zeitpunkt genutzt werden.
Tagging ist ein enormer Katalysator für die Treffergenauigkeit bei der Suche. Das Motto lautet hier: "Filtern statt Suchen". Anstatt nur mit einer Volltextsuche nach dem richtigen Dokument zu suchen, kann die Enterprise Search-Anwendung um Filtermöglichkeiten auf Basis der Tags ergänzt werden; damit navigieren und filtern sich die Nutzer zum gewünschten Ergebnis. Nutzer empfinden diese Art der Suche oft als deutlich einfacher.

Tagging ist eine Schlüsseltechnologie zur Bewältigung der Informationsflut

Als Spezialist für Suchtechnologien hat IntraFind die Bedeutung von Tagging als Instrument zur automatischen Strukturierung frühzeitig erkannt. "Tagging führt mittelfristig zu einer drastischen Änderung in der Art und Weise, wie wir unsere Informationen strukturieren", sagt Franz Kögl, Vorstand von IntraFind. "Tagging ersetzt zunehmend die Strukturierung über den Ablageort, die sich in der heutigen digitalen Arbeitswelt als wenig veränderungsfreudig erwiesen hat. Die richtige Verschlagwortung macht ein Dokument mit den geeigneten Suchtechnologien auch dann auffindbar, wenn sich dessen Speicherort häufiger geändert hat oder es gar falsch abgelegt wurde."

Webcast bringt Klarheit in die Begriffswelt und Anwendungsgebiete

Im Umfeld der automatischen Verschlagwortung kursieren unterschiedlichste Begrifflichkeiten: Metadaten, Schlagworte, Keywords, Tags, Tagging, Entitäten - all diese Begriffe stehen in einem Zusammenhang. In einem Webcast am kommenden Donnerstag bringt Franz Kögl nicht nur Licht ins Dunkel, sondern - noch viel wichtiger - zeigt anhand von Beispielen auf, was man mit einer automatischen Verschlagwortung im eigenen Unternehmen erreichen kann.

Interessierte können sich hier zu diesem kostenlosen Webcast am Donnerstag, 28.3. 10-11:00 Uhr anmelden. (http://www.intrafind-events.de/evm/event.php?eid=3485&status=teilnehmer&ref=%5bref%5d&src=PR)
Mehr Informationen zur automatischen Verschlagwortung mit dem IntraFind Tagging Service finden Sie hier. (http://www.intrafind.de/de/produkte/tagging-service)
Umfassende Informationen zum Unternehmen und dem gesamten Produktspektrum finden Sie auf der Unternehmenswebsite. (http://www.intrafind.de)
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