Pressemitteilung von Bianka Boock

Elektronisch, einfach, effizient

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Düsseldorf, 18. Januar 2012. Mit der Behrens & Schuleit GmbH rücken die Benefits moderner Dokumenten- und Workflowsysteme jetzt für eine Vielzahl weiterer Anwender in greifbare Nähe. Formulare für die Vereinbarung zur elektronischen Rechnungsübermittlung, Unterstützung bei der Verfahrensbeschreibung und die Umsetzung eines internen Kontrollsystems helfen, sämtliche rechtliche Anforderungen in Bezug auf den elektronischen Rechnungstausch zu erfüllen. Somit können Unternehmen auf einfache Weise von den neuen Regelungen profitieren.

"Mit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 gibt es jetzt einen konkreten Anlass, die Vorteile des Einsatzes moderner Dokumenten- und Workflow-Management-Systeme zu nutzen", präzisiert Thomas Rick, Geschäftsführer der Behrens & Schuleit GmbH. Die Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur oder eines elektronischen Datenaustauschverfahrens (EDI) ist rückwirkend zum 1. Juli 2011 nicht mehr verpflichtend. Der Rechnungsaussteller darf - vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers - entscheiden, in welcher Weise er elektronische Rechnungen übermittelt (zum Beispiel per E-Mail). Die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit können mit jeglichem innerbetrieblichen Kontrollverfahren gewährleistet werden, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Leistung und Rechnung herstellen kann.

Durch langjährige Erfahrung in den Bereichen der elektronischen Archivierung und der Geschäftsprozessoptimierung ist Behrens & Schuleit in der Lage, eine modular aufgebaute und nach individuellen Anforderungen konzipierte ganzheitliche Lösung für den Versand und den Empfang elektronischer Rechnungen zu implementieren. Beim Empfänger überwacht diese das Postfach automatisch. "Der Rechnungssteller wird anhand der E-Mail-Adresse ermittelt, die Rechnung automatisch an den entsprechenden Sachbearbeiter im Workflow weitergeleitet und auf Richtigkeit überprüft. Es kann ein elektronischer Freigabeprozess nach den jeweiligen Anforderungen abgebildet werden. Das interne Kontrollsystem protokolliert und überprüft alle vorgenommenen Arbeitsschritte. Die Eingangsrechnung wird automatisch revisionssicher archiviert", erklärt Jens Voort, Senior Consultant bei Behrens & Schuleit. Dadurch lässt sich Zeit sparen und es sind eine automatische Überwachung von Zahlungsfristen, eine Vertreterregelung, die Möglichkeit zur automatischen Rechnungserfassung und zu bidirektionalem Datenaustausch mit der Finanzbuchhaltungs-Software möglich.

Versender elektronischer Rechnungen können die Ausgangsrechnungen direkt ins elektronische Archiv drucken oder für den Postversand, wenn keine Vereinbarung zur elektronischen Rechungsübermittlung mit dem Rechungsempfänger vorliegen sollte. Das Rechnungsausgangsbuch wird automatisch geführt, es lassen sich Zeit und Porto einsparen, die zuständigen Mitarbeiter erhalten eine schnelle Übersicht über offene Zahlungen und die Möglichkeit zum automatischen Zahlungserinnerungsversand.

Sämtliche Lösungen können innerhalb weniger Tage implementiert werden und sind von führenden Wirtschaftsprüfungsunternehmen zertifiziert. Dazu hat sich der Einsatz der Standard-Software viele tausendmal bewährt. Firmen- & Pressekontakt