Die Stärken eines CRM-Systems bestmöglich ausschöpfen

Die RSA Schulungsteam GmbH verwendet UniPRO/Seminar für Veranstaltungsmanagement, Teilnehmer- und Dozentenverwaltung.

Die Unidienst-Lösungen und Microsoft Dynamics 365 sind interagierende Systeme, zusammen mit Office 365 und Dynamics 365 Portal entstehen positive Synergien, die sich die RSA Schulungsteam GmbH als optimales Beispiel für klein- und mittelständische Schulungsanbieter zu Nutze macht: Einfache Bedienung, die relevanten Geschäftsprozesse in einer einheitlichen Umgebung und keine Redundanzen. Weder in den Abläufen noch in den Daten.

Kundenspezifische Anforderungen

RSA bietet Schulungen und Seminare zur Verkehrssicherheit an, die Geschäftsführerin Sabine Schuierer-Scheck wurde bei ihrer Webrecherche auf UniPRO/Seminar für Aus- und Weiterbildungsinstitute aufmerksam. Ihre Erwartungen an die neue Unternehmenssoftware hinsichtlich Zukunftssicherheit und Funktionsumfang sind hoch: RSA setzte bereits ein CRM-System ein, die Abläufe sind eingespielt und die Anwender wissen genau was sie wollen - und was definitiv nicht! Zentral ist der ganzheitliche Ansatz, die gegenseitige Integration von CRM, Marketing, Outlook, Website - im Sinne von Effizienz und Softwareergonomie.

UniPRO/Seminar, Microsoft Dynamics 365 und Office 365 als Großes, Ganzes überzeugen!

Microsoft Dynamics 365 und Office 365 für die Cloud liefern die schlanke Infrastruktur, die alle technischen Anforderungen des Unternehmens abdecken - UniPRO/Seminar rundet den Funktionsumfang mit branchenspezifischen Prozessen für Veranstaltungsmanagement ab. Dieses Konglomerat ist der feste Grundstein für die Betreuung von Teilnehmern und Referenten, die Durchführung und Administration von Seminaren.

- Synchronisierung von Outlook und UniPRO/Seminar: Das Unternehmen bearbeitet täglich eine richtige "E-Mail-Flut"! Mit der direkten Abbildung im System und der automatisierten Fortschreibung der Kundenhistorie gestaltet sich die Korrespondenz weitgehend aufwandslos.

- E-Mailings haben im Veranstaltungsmanagement große Bedeutung: Einladungen an Interessenten, Newsletter, Bestätigungen oder Zertifikatsübermittlung. UniPRO/Seminar bietet die Teilnehmerselektion zur gezielten Ansprache und gibt Teilnehmer- und Marketinglisten aus.

- Der Seminarkalender wird in UniPRO/Seminar bzw. Microsoft Dynamics 365 geführt und mit dem Outlook-Kalender abgeglichen - stets aktuell und für alle Anwender einsehbar.

- Seminarmanagement dreht sich um Menschen, als Interessenten, Teilnehmer und Dozenten, Organisationen sind zweitranging. Sie erhalten Angebote, Aufträge, Rechnungen. Dabei punktet UniPRO/Seminar mit den Standardfunktionen von Microsoft Dynamics 365 für den Auftragsabwicklungsprozess, ergänzt um branchenspezifische Funktionen. Die Veranstaltungen werden in einem einzigen Rechnungslauf inklusive Schulungsunterlagen an die Teilnehmergruppen fakturiert.

- Anmeldesituation auf der Website: Kontakte werden aus dem Anmeldeformular in das System übernommen und automatisiert angelegt. Sowohl die Veröffentlichung der Seminare auf der Website, als auch die Übernahme der Anmeldungen erfolgt durch API.

- Dozentenverwaltung mit UniPRO/Seminar und Dynamics 365 Portal: Dozenten greifen von extern auf die Daten zu ihren Veranstaltungen zu. Mit Dynamics 365 Portal fragen sie z.B. die Teilnehmerlisten ab und stellen ihre Honorare in Rechnung.

Positiver Musterfall für optimale Ausreizung der Möglichkeiten

Die Implementierung startete mit hohen Erwartungen. Zu Recht! Denn die Möglichkeiten durch die Kombination von UniPRO/Seminar, Microsoft Dynamics 365, Office 365, Dynamics 365 Portal und API sind vielversprechend. Und sie blieben nicht zurück: Workflows und Synchronisierungen minimieren den Aufwand bei den komplexen Anforderungen der Kontaktverwaltung. Die Bedienung aus einem einzigen Portal heraus - Office 365 - ist einfach und kommt den Anwendern entgegen: Alle relevanten Informationen befinden sich an einem Platz.

Redundante Arbeitsschritte und Datenpflege entfallen vollkommen. Vor allem die Bewältigung der Vielzahl an E-Mails fällt wesentlich leichter. Die Zeitersparnis bei der Administration ist spürbar, es werden mehr Kapazitäten frei für das Kerngeschäft: Strategisches und Veranstaltungsmanagement.

Bildquelle: (c) Pixabay, Geralt

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